La Solution DEMATDOC • modulaire, sécurisée, souveraine

Une solution de gestion documentaire électronique conçue pour les collectivités territoriales

Dématérialisation complète

Importation, indexation, anonymisation, validation, classement, signature, scellement, publication, restitution… Tous vos documents traités dans un seul outil.

Sécurité et conformité

Décret 2021-1311, RGS*, RGPD, piste d’audit… Nous adaptons la solution aux évolutions réglementaires et aux exigences de nos clients : audits de sécurité, accessibilité…

Données sous souveraineté française

Hébergement en France ou sur vos serveurs, propriété des données, réversibilité garantie, sans dépendance à un acteur étranger… Vos données vous appartiennent.

Dématérialisation complète

Importation, indexation, anonymisation, validation, classement, signature, scellement, publication, restitution… Tous vos documents traités dans un seul outil.

Sécurité et conformité

Décret 2021-1311, RGS*, RGPD, piste d’audit… Nous adaptons la solution aux évolutions réglementaires et aux exigences de nos clients : audits de sécurité, accessibilité…

Données sous souveraineté française

Hébergement en France ou sur vos serveurs, propriété des données, réversibilité garantie, sans dépendance à un acteur étranger… Vos données vous appartiennent.

12 modules à combiner selon vos enjeux

DEMATDOC est une solution modulaire. Vous déployez uniquement ce dont vous avez besoin, et vous évoluez à votre rythme.

Affichage légal

Publiez et classez en quelques clics vos actes administratifs, en pleine conformité avec le décret 2021-1311 relatif à l’affichage réglementaire.

Affichage public & bornes tactiles

Gérez l’affichage mairie (dit« à la porte de la mairie » ), diffusez l’information publique, assurez la promotion de votre territoire, modernisez l’image de la collectivité.

Numérotation des actes

Centralisez et automatisez la numérotation des actes pour l’ensemble de vos services. Fini les numérotations en doublon ou les séquences incohérentes.

Convocation aux assemblées

Adressez les courriels de convocation en masse, avec accès aux documents préparatoires — tracez les envois et les ouvertures.

Actes non publiables

Gérez le classement et la recherche des actes individuels ou confidentiels à côté de vos actes publiables.

Connecteurs

Interconnectez DEMATDOC à vos logiciels métier comme Pastell, S²LOW, A.I.R.S Délib, DiaLog, Chorus Pro… ou d’autres sur demande.

Courriers & courriels

Organisez les échanges entrants et sortants avec vos administrés — Gérez les délais – Constituez le dossier de correspondance.

Dossier agent

Classez les documents de carrière et mobilité, formation, congés et absence… de vos agents territoriaux. Gérez les habilitations en consultation et historisez les actions.

Circuit de validation & signature

Structurez une chaîne de validation de vos documents électroniques – Signez et scellez numériquement.

Service fait & Chorus pro

Disposez d’une chaîne de validation dédiée pour vos factures fournisseurs, avec ou sans liaison à votre espace Chorus pro.

Contrathèque

Stockez vos contrats de prestations et fournitures — Recevez des alertes d’échéance et renouvellement.

Conventions

Archivez vos conventions et accords — suivez les échéances, les renouvellements et les obligations associées.

Demandez votre devis détaillé

Une formule, une version, un mode d’acquisition — adaptés à votre collectivité.

1

Identifiez la formule qui correspond à votre type et votre strate de collectivité.

Une formule, une version, un mode d’acquisition — adaptés à votre collectivité.

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Identifiez la formule qui correspond à votre type et votre strate de collectivité.

Formule START

Formule ÉVOLUTION

Formule PREMIUM

Formule ULTIMATE

Formule ÉVOLUTION

Formule PREMIUM

Formule ULTIMATE

Formule ÉVOLUTION

Formule PREMIUM

Formule ULTIMATE

Formule ÉVOLUTION

Formule PREMIUM

Formule ULTIMATE

2

Choisissez le niveau fonctionnel qui correspond à vos enjeux. Vous pouvez faire évoluer votre version à tout moment.

Version BASIC

Toutes les fonctions essentielles pour gérer, publier et retrouver vos documents – 100% opérationnel dès le premier jour.

DEMATDOC Basic intègre le moteur GED complet : import de documents, indexation manuelle, anonymisation, scellement numérique, publication, classement automatisé, recherche multicritères dans les index et export. Votre collectivité dispose d’une solution pleinement conforme et immédiatement opérationnelle, sans prérequis technique particulier.

Version LITE

Vos documents deviennent une base d’information exploitable – le contenu de chaque fichier est indexé et interrogeable.

DEMATDOC Lite ajoute le moteur OCR : le texte contenu dans vos documents numérisés est reconnu, indexé et consultable en recherche plein texte. L’indexation devient assistée — par copier-coller depuis le document lui-même — ce qui réduit la saisie manuelle et fiabilise les métadonnées. Selon les modules souscrits, des fonctionnalités additionnelles sont également disponibles.

Version FULL

Traitements automatisés, gestion par IA, outils collaboratifs – DEMATDOC prend en charge ce que vos agents faisaient manuellement.

DEMATDOC Full intègre le moteur RAD-LAD et l’intelligence artificielle : indexation automatisée des documents à la réception, génération de résumés, anonymisation assistée par IA… La version Full ouvre également l’accès aux outils de travail collaboratif et à des services avancés comme la personnalisation de l’interface du portail public.
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Choisissez le niveau fonctionnel qui correspond à vos enjeux. Vous pouvez faire évoluer votre version à tout moment.

Version BASIC

Toutes les fonctions essentielles pour gérer, publier et retrouver vos documents – 100% opérationnel dès le premier jour.

DEMATDOC Basic intègre le moteur GED complet : import de documents, indexation manuelle, anonymisation, scellement numérique, publication, classement automatisé, recherche multicritères dans les index et export. Votre collectivité dispose d’une solution pleinement conforme et immédiatement opérationnelle, sans prérequis technique particulier.

Version LITE

Vos documents deviennent une base d’information exploitable – le contenu de chaque fichier est indexé et interrogeable.

DEMATDOC Lite ajoute le moteur OCR : le texte contenu dans vos documents numérisés est reconnu, indexé et consultable en recherche plein texte. L’indexation devient assistée — par copier-coller depuis le document lui-même — ce qui réduit la saisie manuelle et fiabilise les métadonnées. Selon les modules souscrits, des fonctionnalités additionnelles sont également disponibles.

Version FULL

Traitements automatisés, gestion par IA, outils collaboratifs – DEMATDOC prend en charge ce que vos agents faisaient manuellement.

DEMATDOC Full intègre le moteur RAD-LAD et l’intelligence artificielle : indexation automatisée des documents à la réception, génération de résumés, anonymisation assistée par IA… La version Full ouvre également l’accès aux outils de travail collaboratif et à des services avancés comme la personnalisation de l’interface du portail public.
3

Définissez le mode d’acquisition pour votre budget.

Sur budget de fonctionnement

Facturation annuelle.

Vous intégrez DEMATDOC à vos dépenses de fonctionnement récurrentes, avec une facturation à l’année. Cette modalité offre une visibilité budgétaire immédiate et simplifie l’engagement initial.

Sur budget d’investissement

Facturation globale sur la durée d’engagement.

Vous mobilisez votre budget d’investissement pour financer DEMATDOC sur la totalité de la période contractuelle. Cette modalité vous permet de recourir à l’emprunt et d’étaler la charge dans le temps selon les règles comptables applicables à votre collectivité.
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Définissez le mode d’acquisition pour votre budget.

Sur budget de fonctionnement

Facturation annuelle.

Vous intégrez DEMATDOC à vos dépenses de fonctionnement récurrentes, avec une facturation à l’année. Cette modalité offre une visibilité budgétaire immédiate et simplifie l’engagement initial.

Sur budget d’investissement

Facturation globale sur la durée d’engagement.

Vous mobilisez votre budget d’investissement pour financer DEMATDOC sur la totalité de la période contractuelle. Cette modalité vous permet de recourir à l’emprunt et d’étaler la charge dans le temps selon les règles comptables applicables à votre collectivité.

Dans les deux cas, la durée d’engagement, le niveau de service et les conditions contractuelles sont identiques. Contactez-nous pour déterminer la modalité la mieux adaptée à votre contexte.

Demandez votre devis détaillé

Vos données vous appartiennent — souveraineté garantie

DEMATDOC respecte le principe fondamental de souveraineté des données publiques. Vous choisissez votre mode d’hébergement selon vos contraintes.

Hébergement SaaS — Géré par l’éditeur

CBS-findDOC prend en charge l’intégralité de l’infrastructure : serveurs, sauvegardes, mises à jour de sécurité et monitoring. Vos données sont hébergées sur des serveurs français, avec redondance multi-sites.

  • Sauvegardes quotidiennes
  • Monitoring permanent
  • Mises à jour appliquées sans intervention de votre part
  • Continuité de service garantie
  • Coûts d’infrastructure réduits pour votre collectivité

Hébergement On Premise — Sur vos propres serveurs

DEMATDOC est installé sur l’infrastructure de votre collectivité. Vous conservez la maîtrise totale de vos données et de votre environnement technique. CBS-findDOC assure les mises à jour logicielles, en coordination avec vos équipes IT pour les accès nécessaires.

  • Données hébergées sur votre propre infrastructure
  • Contrôle total de l’environnement technique
  • Mises à jour logicielles assurées par CBS-findDOC, sous réserve des autorisations d’accès
  • Convient aux collectivités disposant d’équipes IT internes ou de contraintes d’hébergement spécifiques

Quel que soit le mode choisi, vos données restent sous souveraineté française et vous en êtes propriétaire. En cas de fin de contrat, vous pouvez récupérer vos données complètes, sans frais de sortie. Pas de verrouillage, pas de surprise.

Quel que soit le mode choisi, vos données restent sous souveraineté française et vous en êtes propriétaire. En cas de fin de contrat, vous pouvez récupérer vos données complètes, sans frais de sortie. Pas de verrouillage, pas de surprise.

Sécurité renforcée — Conformité assurée

DEMATDOC respecte les cadres légaux français et européens et applique des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses.

CBS findDOC intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Votre collectivité reste responsable du traitement de vos données. Le contrat de sous-traitance est établi conformément aux clauses contractuelles types de la Commission européenne.

  • Traitement des données sur instruction documentée du responsable du traitement uniquement
  • Hébergement des données en Europe — OVH (France) pour les données, Hetzner (Allemagne) pour les sauvegardes
  • Notification de toute violation de données dans un délai de 24 heures
  • Restitution ou destruction des données dans les 15 jours suivant la fin du contrat, avec justification écrite
  • Mesures techniques : privacy by design, authentification sécurisée, gestion fine des droits, chiffrement des communications et des sauvegardes, caviardage, purge

DEMATDOC intègre les exigences d’accessibilité numérique dans son plan produit de façon continue. L’interface prend en charge la navigation clavier, les attributs Alt sur les éléments visuels et les balises ARIA pour les technologies d’assistance. La mise en conformité RGAA 4.1 progresse à chaque évolution fonctionnelle, selon une démarche intégrée au cycle de développement.

Les documents signés dans DEMATDOC bénéficient d’un scellement numérique conforme aux exigences de l’État français (RGS 1*). Horodatage et signature dématérialisée garantissent l’authenticité et l’intégrité de vos actes.

L’accès à DEMATDOC est sécurisé par authentification (nom d’utilisateur et mot de passe). Des profils utilisateurs granulaires permettent de restreindre l’accès par service, par rôle, par type de document.

  • Toute action (consultation, création, modification, suppression) est enregistrée avec horodatage et identification de l’utilisateur
  • Les administrateurs configurent les droits selon l’organisation interne de la collectivité

Les communications entre votre poste de travail et les serveurs DEMATDOC transitent en HTTPS (TLS). Les données au repos sont chiffrées. Les sauvegardes sont chiffrées et stockées sur des serveurs sécurisés.
DEMATDOC est conçu selon les principes de protection des données dès la conception (privacy by design) : minimisation des données, authentification robuste, gestion fine des droits, audit des accès, caviardage des données sensibles, purge automatique des documents supprimés.

Questions pratiques

En mode SaaS, la capacité de stockage incluse dépend de votre formule et de votre version. Elle varie de 2,5 Go pour une commune de moins de 3 500 habitants en version Basic jusqu’à 50 Go pour une grande intercommunalité ou un département en version Full. DEMATDOC traitant principalement des fichiers PDF, ces capacités correspondent à plusieurs dizaines ou centaines de milliers de documents selon votre strate.

En mode On Premise, vous dimensionnez le stockage selon vos propres contraintes d’infrastructure.

Si votre capacité SaaS venait à être insuffisante, une extension est possible sur demande. CBS-findDOC peut également vous accompagner pour estimer vos besoins réels en fonction de votre volume documentaire existant et de votre rythme de production.

Oui. Il est possible d’importer vos archives documentaires existantes dans DEMATDOC — qu’il s’agisse d’actes administratifs, de courriers, de contrats ou de tout autre type de document géré par la solution.

Pour les volumes importants, CBS-findDOC utilise l’API DEMATDOC pour réaliser l’import. Cette opération nécessite de disposer des documents au format PDF ainsi que de leurs métadonnées (date, objet, classification, numérotation…) dans un format exploitable. La qualité et la complétude de ces métadonnées conditionnent directement la qualité de l’indexation dans DEMATDOC.

Pour les petits volumes, un import manuel reste possible directement depuis l’interface.

CBS-findDOC vous accompagne en amont pour évaluer la faisabilité, structurer le plan de reprise et estimer l’impact sur votre capacité de stockage.

Non. DEMATDOC est une application web — une connexion Internet est nécessaire pour accéder à la solution. En cas de perte de connexion, les documents sont temporairement inaccessibles.

En contrepartie, cette architecture offre un accès depuis n’importe quel poste connecté, sans installation de logiciel client : bureau, domicile, site distant. Un atout concret pour les agents en télétravail, les collectivités disposant de plusieurs sites, et les élus qui consacrent du temps à leurs missions en dehors des heures de bureau — le soir ou le week-end, depuis leur domicile.

En mode SaaS, CBS findDOC assure des sauvegardes quotidiennes, chiffrées et hébergées sur des serveurs distincts de l’infrastructure principale. En cas de sinistre, la restauration est possible à partir de ces sauvegardes.

En mode On Premise, la gestion des sauvegardes relève de votre propre infrastructure.

En fin de contrat, vos données vous sont restituées à votre demande sous forme de fichiers PDF accompagnés de leurs métadonnées — sans frais de sortie. Les modalités et délais de restitution sont définis dans le contrat.

DEMATDOC a été conçu pour répondre aux principales obligations légales auxquelles sont soumises les collectivités territoriales dans la gestion de leurs documents, avec notamment :

Publication et affichage réglementaire — Conformité au décret 2021-1311 : publication des actes administratifs, horodatage, scellement numérique RGS garantissant l’intégrité et l’authenticité des actes publiés, émission de certificats d’affichage et constitution d’une piste d’audit fiable.

Anonymisation des données personnelles — Conformément à l’article L. 312-1-2 du CRPA, au décret n° 2018-1117 et aux recommandations de la CNIL, DEMATDOC intègre des fonctionnalités de caviardage pour anonymiser les données personnelles avant la publication des documents.

Accès aux documents administratifs — En application de l’article 2 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, DEMATDOC facilite la recherche et la consultation des documents publiés par les administrés.

Accessibilité numérique — DEMATDOC intègre les exigences du RGAA 4.1 de façon progressive dans son plan produit.

Traçabilité — Toute action sur un document est enregistrée avec horodatage et identification de l’utilisateur, contribuant à la constitution d’une piste d’audit fiable.

CBS-findDOC assure le support et la maintenance de DEMATDOC directement, sans intermédiaire. Vous traitez avec l’éditeur de la solution.

Le support est accessible par téléphone, email et portail de tickets, aux horaires ouvrés. Les demandes sont qualifiées à réception selon leur nature — anomalie bloquante ou non bloquante — et traitées en conséquence avec des engagements de délai d’intervention formalisés au contrat.

En mode SaaS, CBS-findDOC assure également la maintenance préventive de l’infrastructure : mises à jour de sécurité, monitoring permanent, sauvegardes et continuité de service — sans intervention de votre part.

Les évolutions fonctionnelles et correctrices de DEMATDOC sont déployées régulièrement, dans le cadre du plan produit.

Illustration solution informatique
affichage réglementaire

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